Ook het vijfde deel van deze reeks over de bestanddelen van de loonvoorwaarden omvat een belangrijk fiscaal luik. Wanneer de werkgever aan de werknemer geld geeft ter compensatie van kosten die de werknemer gemaakt heeft voor zijn job , moeten op dat geld geen belastingen of sociale zekerheidsbijdragen worden betaald. Men noemt dit ‘kosten eigen aan de werkgever'. Als verkoper trakteer je bijvoorbeeld een klant op restaurant. Of je moet voor een vergadering in de stad je wagen parkeren in een betaalde parking.

Onkostennota of forfait?

De belastingcontroleurs en sociale zekerheidsinspecteurs aanvaarden enkele methoden om de omvang van die kosten te berekenen. De eenvoudigste weg is natuurlijk via onkostennota's. Voor iedere kost die de werknemer maakt voor zijn werkgever, brengt hij een bonnetje binnen. Dan is meteen bewezen dat hij die kost heeft gemaakt, enkel kan er nog discussie zijn of die kost wel gemaakt is in het kader van het werk. Omdat het werken met onkostennota's behoorlijk arbeidsintensief kan zijn, is het ook mogelijk kosten op forfaitaire wijze terug te betalen. Het bedrag wordt dan bepaald volgens bepaalde normen. Zo kan een forfait worden toegekend voor maaltijden buiten het bedrijf, of voor overnachtingen in binnen- of buitenland. Als referentie gebruiken de belastingen de forfaits die de overheid gebruikt om haar ambtenaren te betalen: 11 à 14 euro voor een middagmaal, 32 à 35 euro voor een overnachting, 0,3 euro per kilometer voor het gebruik van de eigen wagen voor professionele verplaatsingen. Voor een aantal kosten zijn weinig normen ter beschikking. Het gaat bijvoorbeeld over telefoongesprekken, gebruik van eigen pc, traktaties voor klanten... Om te bepalen hoeveel de werkgever hiervoor kan betalen, wordt vooral gekeken naar de functie van de werknemer, en niet naar de kosten op zich. Zo kan een verkoper veel hogere kosten verantwoorden dan een bediende die steeds op kantoor blijft. Een directielid zal ook aanspraak kunnen maken op een hoger forfait. De belastingadministratie aanvaardt een 125 à 500 euro per maand per werknemer, afhankelijk van de functie van de werknemer. Om zeker te zijn, is het best voorafgaandelijk met de belastingsinspectie een akkoord te sluiten over dergelijke forfaitaire onkostenvergoedingen.

Creatief met onkosten

Het belangrijkste is transparant te zijn over de betaalde onkostenvergoedingen. Vergoedingen die niet worden vermeld op de maandelijkse loonbrief, kunnen aanleiding zijn tot zware financiële sancties. Als daarentegen de vergoedingen zijn aangegeven, is het aan de belastingsadministratie om te bewijzen dat ze eventueel te hoog zijn. Die laatste regel laat natuurlijk wel wat ruimte voor extra verloning. Grote bedrijven met veel hooggeschoolden durven al eens creatief zijn met onkostenvergoedingen. Werknemers krijgen er dan al snel een stevig maandelijks forfaitair bedrag, als een extraatje. Je kan dit belastingsontduiking of –ontwijking noemen, maar anderzijds is de Belgische wetgever niet erg duidelijk over wat kan en niet kan. Als voor arbeiders de werkkledij door de werkgever mag worden gekocht (en als onkosten worden ingebracht), waarom zou dan het driedelig pak van de directeur geen kost mogen zijn? De belastingwetgeving werkt met zeer weinig voorbeelden of referenties. Twee populaire kosten heeft de wetgever wel ingeperkt. De werkgever mag kosten voor de bedrijfswagens maar voor 75 procent inbrengen als aftrekbare kosten, en de kosten voor restaurants maar voor de helft. Mensen die thuis werken voor een werkgever, mogen een kostenforfait krijgen van tien procent van hun loon.

(DDW)