Comment organiser une fête?

Organsier une soirée, c'est du travail avant, pendant et après!


1) La salle

Cherche une salle qui ne soit ni trop petite ni trop grande, et conclus un contrat clair avec le propriétaire sur ce qui est inclus dans le prix et ce qui ne l’est pas. Comment se passe le partage des gains de la soirée? Le propriétaire a-t-il une licence de nuit, une licence de vente d’alcool? Qui est responsable en cas de problèmes de tapage nocturne? Y a-t-il déjà du personnel de prévu (dj, barmans, madame pipi)? Etc...
2) Imprimerie

Dessine tes affiches, mais ne les apporte pas immédiatement chez l’imprimeur. Il te restera encore beaucoup à imprimer à côté de cela: les flyers, les tickets d’entrée et de boisson, la liste des prix... Sur ton affiche, tu devras indiquer obligatoirement l’éditeur responsable et le numéro de taxe (T.V.). Tu ne dois plus coller de timbres fiscaux, mais demande à ton imprimeur de réclamer un numéro auprès du Ministère des Finances, via l’administration taxes et enregistrement de ta ville. L’imprimeur sait aussi où il est permis de coller tes affiches. N’oublie pas que les unifs et hautes écoles sont aussi des espaces publics. Ton numéro fiscal est indiqué sur l’affiche (coût: environ 0,025 euros par affiche)? Tu es alors légalement en ordre. Imprimer des affiches est une chose, les afficher est une autre paire de manches...Matériel incontournable: colle à papier, brosse, seau, papier collant et punaises.

3) Boissons

Les verres ou les gobelets en plastiques sont-ils fournis par la salle? Si non, commande les auprès d’un brasseur ou d’une centrale de boissons. Suspends des tableaux indiquant quelles boissons sont vendues, pour combien de tickets boisson, et le prix d’un de ces tickets. À partir de quel prix de vente peux-tu faire du bénéfice? Les pompes sont-elles opérationnelles? Servir au fût n’est pas difficile, mais sais-tu aussi comment ouvrir un nouveau fût? Toutes les boissons ne sortent pas non plus du fût: prévois des ouvre-bouteilles et des tire-bouchons.

4) Le personnel

Réunis suffisamment de volontaires: à l’entrée (prévois un cachet difficilement falsifiable), aux postes de videur, à la caisse (prévois suffisamment de change), aux toilettes (prévois suffisamment de papier wc), un dj (apporte-t-il ses propres cd’s et sa propre sono?), derrière le bar.... Organise un horaire précisant qui fait quoi à quel moment.

5) La Sabam et la Rémunération Equitable

La Sabam

Les détails sur les obligations administratives envers la Sabam se trouvent dans un des articles mentionnés ci-dessous.

La Rémunération Equitable

Si vous diffusez de la musique enregistrée au cours d’une activité temporaire (soirée dansante, souper, animation en plein air, festival, …), la Rémunération Equitable est due. Celle-ci est une obligation légale. Elle est due en faveur des artistes-interprètes et des producteurs et doit être payée en plus de la Sabam, qui perçoit les droits des auteurs et des compositeurs.

Comment déclarer? Les formulaires de déclaration de type B « pour les organisateurs d’activités temporaires » et les tarifs sont disponibles :

- sur notre site web www.requit.be
- par e-mail à info@requit.be
- auprès d’Outsourcing Partners (société de perception) BP 181, 9000 Gent 12, tél 070/66 00 13, fax 070/66 00 12.

Conseil: Veillez à ce que le formulaire de déclaration complété parvienne à Outsourcing Partners au moins 5 jours ouvrables avant le début de l’activité. Dans le cas échéant, le montant dû sera augmenté de 15%, avec un minimum de 106,14 euros (montant indexé pour l’année 2006).

Pour toute information supplémentaire, consultez notre site web: www.requit.be.

6) L’assurance

Prends une assurance responsabilité civile et affiche le message suivant dans la salle: “L’organisation n’est pas responsable en cas d’accident ou de vol”. Arrange-toi pour éviter tout litige avec le propriétaire de la salle lorsqu’il faut désigner un responsable en cas de dégâts éventuels.

7) L’électricité

Ne loue pas d’éclairage de 10.000 watt si il n’y a qu’une seule prise électrique pour toute la salle. Contrôle à l’avance les capacités de la salle et invite éventuellement le propriétaire du matériel que tu loues à venir examiner l’installation. Rien de plus triste qu’un black-out complet en plein milieu de ta soirée.

8) Le nettoyage

Qui est responsable du nettoyage au petit matin? Si ce n’est pas compris dans le prix de la salle, tu dois pouvoir compter sur des bras à l’esprit encore clair. Prévois des sacs poubelles de couleurs différentes, pour trier les déchets. Et aussi: produits nettoyants, brosses, bottes en caoutchouc, loques...