De fuif van het jaar: organiseer 'm zelf!

Naast lessen volgen en studeren (of beter gezegd: ter vervanging van lessen volgen en studeren) wordt in de ongeveer vier jaar studentenleven vooral gefuifd en gezopen. Een fuif organiseren blijkt toch nog wat anders dan het fuifbeest uithangen: even stresserend of zelfs nog meer dan een heuse kanjer blokmaterie!

· Datum: zeer logisch, eerst en vooral stel je een vaste datum voor de fuif. Hou er rekening mee dat september, oktober, november, februari en maart echte fuifmaanden zijn en dat de meeste zalen dan praktisch zijn volgeboekt. Let er ook op dat dag en datum overeenkomen: valt 7 november dit jaar écht op een donderdag?
· Sponsors: fuiven kost geld! Voor de iets grotere party’s zoek je misschien beter een geldschieter. Je schrijft een eenvoudige, maar toch professionele brief naar bedrijven die eventueel zouden kunnen sponsoren. Informeer hen goed: wat zit er in voor hen, hoe zal de naamvermelding gebeuren, welk publiek zal je fuif aantrekken, hoeveel volk verwacht je?… De meeste fuifsponsors komen uit de sector van drank & eten, banken en eventorganisaties.
· Zaal: in de Grondwet staat dat iedereen het recht heeft om te ‘vergaderen’ en deze redenering gaat dus op zolang je fuif in een zaal of tent plaatsheeft. Huur geen zaal waar iedereen een verrekijker nodig heeft om zijn lief terug te vinden, maar ook geen ruimte waar iedereen op elkaar gepakt staat. Sluit een contract af met de eigenaar en maak goede afspraken: hoe zit het met de vergunningen, wie draait op voor problemen, wie gaat met welk deel van de winst lopen, wie zorgt voor personeel…
Een goede fuifzaal is in orde als ze:
§ een Vlarem II-vergunning heeft (soort kwaliteitslabel voor fuifzalen: hygiëne, brandveiligheid, geluidsnorm…);
§ een attest van de brandweer heeft;
§ beschikt over een vaste muziek- & lichtinstallatie met geluidsbegrenzers;
§ een “chill-out” room heeft zodat de fuifgangers niet buiten hoeven te gaan afkoelen en de buren het bloed van onder de nagels pesten;
§ de uitbater het jaarforfait ‘Dans’ voor de billijke vergoeding betaalt, anders betaal je als organisator een apart bedrag voor de ‘uitvoerders’.
Fuiven kan je ook organiseren in een tent of, waarom niet, in open lucht! Daarvoor heb je toestemming nodig van je stad (administratie BTW, Registratie der domeinen). Vraag het eens na!

· Promotie: zorg voor opvallende en duidelijke affiches. Zorg dat zeker de volgende dingen erop vermeld staan: naam fuif, locatie, datum en dj(‘s). Wettelijk moeten ook de V.U (verantwoordelijke uitgever) en T.B. (tax) vermeld zijn. Vraag ook dat je drukker een nummer aanvraagt bij het ministerie van financiën (administratie BTW, Registratie der domeinen). Dit registratienummer vervangt de (veelal vergeten) zegels van vroeger en kost je zowat 0,025 euro per affiche.
Bespaar jezelf een hoop heen- en weergeloop en wacht met de affiches en flyers naar de drukker te brengen tot je weet wat nog allemaal gedrukt moet worden (drankbonnetjes, prijslijsten, entreekaarten…)
Trommel een heleboel mensen op om de affiches te plakken en de flyers te verdelen. Vergeet niet na te gaan waar wel en waar niet ‘geplakt’ mag worden.
· Special effects: drank, muziek en ambiance zijn de hoofdingrediënten van elke geslaagde fuif, maar dat ietsje meer mag altijd!
§Rookmachine: velen zijn er door geïrriteerd, anderen vinden het iets mysterieus hebben. Je kan altijd kiezen tussen grote en kleine, tussen vloernevel en gewone blazer… Hou rekening met een huurprijs van ongeveer 25 tot 70 euro per avond.
§Schuimkanon (ongeveer 150 euro/avond)
§Sneeuwkanon (150 à 200 euro/avond)
§Confettikanon (80 à 150 euro/ avond)
§Bellenblaasmachine
Niet vergeten: hetgeen uit deze machines komt moet achteraf ook nog worden opgeruimd…
§Springkastelen: waarom ook niet? Afhankelijk van de grootte en het verhuurbedrijf varieert een avondje ‘luchtkasteelspringen’ tussen 120 en 250 euro.
§Skydancers kunnen er dan weer voor zorgen dat de locatie van je fuif van kilometers ver te bespeuren is.
www.huppeldepup.be (Hasselt)
www.springkastelen.info  (Olen)
www.springkastelendries.be  (Zoersel)
www.ooievaarservice.be  (regio Antwerpen)
www.baloeba.be  (regio Brussel)
www.locapromotion.com  (!!)
www.janbogaerts.be  (attracties, extra effecten)
http://users.pandora.be/steeple/contacthtm
Uiteraard kan je ook speciale lichten huren, een karaokeset, microfoons… Naast privé-bedrijven kun je dergelijke special effects vaak ook ontlenen bij je provinciale uitleendienst. Vraag informatie bij je stad.

· Drank/brouwer: begin eerst en vooral met verschillende brouwers in prijs te vergelijken. Bespreek vooraf goed welke dranken je zal aanbieden: blijf hierin beter beperkt! Denk ook aan de praktische kantjes: moet de brouwer zorgen voor bekers, toog en koelwagens? Vraag hem of hij bereid is om de nacht van de fuif eventueel bij te leveren? Wie kan een vat vervangen? Zijn alle ‘benodigdheden’ aanwezig: flesopener, handdoeken, kurkentrekker, extra bekers?
· SABAM: veelal niet het beste ‘vriendje’ van fuiforganisators maar je doet best wat ze vragen, anders durven ze wel eens je fuif komen platleggen! Sabam is een auteursrechtenorganisatie die een bijdrage vordert voor de artiesten die je draait. Minstens 10 dagen op voorhand moet je een aanvraag indienen bij je lokale inningskantoor (zie www.sabam.be) De bijdrage moet ten laatste betaald worden op de dag van de fuif. Binnen de 8 dagen na de fuif moet je een playlist opsturen. Om te weten hoeveel dit kost kijk je beter eens op de site, daar vind je een gedetailleerde berekeningstabel.
· Verzekering: controleer de brandverzekering en sluit een verzekering ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid’ af om te voorkomen dat je als organisator opdraait voor de schade die voortvloeit uit de fuif. Doe zoals op de speelpleintjes: “de organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen of diefstal”!
· Draaiboek: wie doet wat? Trommel zoveel mogelijk vrijwilligers (!) op om te helpen; van wc-madam tot toogbestellers. Maak vooraf duidelijke afspraken en noteer ze ook in een checklist: "dit moet gebeuren en die zal dat doen".
· Opkuis: als er al vrijwilligers te vinden waren om wc-madam te spelen, affiches te plakken of flyers rond te delen, kan je ze al evengoed proberen aan de haak te slaan om de boel mee te helpen opkuisen. Tenzij dat in je zaalprijs was inbegrepen, natuurlijk. Zoniet ga je logisch te werk: sorteer het afval en verdeel de taken. Zorg er ook voor dat je voldoende ‘kuismateriaal’ voorhanden hebt.

Verdere handige tips
· Kijk na welke vergunningen nodig zijn en haal die dan ook (bijvoorbeeld tapvergunning).
· Er zijn ongeveer 8 toiletten nodig voor 1000 bezoekers.
· Haal er iemand bij die iets afweet van elektriciteit.
· Zorg dat de toegangskaarten (als je er al mee werkt) niet na te maken zijn. Hetzelfde geldt voor eventuele consumptiebonnen.
· Verwittig eventueel de buren om nachtelijke discussies over nachtlawaai te voorkomen.
· Een vestiaire is een goede bron van inkomsten.
· Denk ook aan ‘security’; wie zat is en fuift weet soms van geen stoppen meer…