27/06/2004

Assessment centers

Wat is een assessment center? De kern van de zaak in één zin: het gedrag van een kandidaat observeren via simulatie-oefeningen
.

GUIDO: Leg eens uit?

JT: Wel, de voorspellende waarde van een selectie is beperkt en kan nooit een garantie geven over iemands slaagkansen in een job. Interviews, tests en vragenlijsten hebben allemaal hun beperkingen op dat vlak. Dat hebben we al uitgebreid toegelicht in de vorige artikels. Via een assessment center probeert men die tekortkoming te ondervangen door het gedrag van een kandidaat te observeren terwijl die een situatie aanpakt die gelijkt op een probleem waarmee hij/zij beroepsmatig kan worden geconfronteerd. Bijvoorbeeld: je laat een kandidaat commerciële medewerker een verkoopsgesprek voeren met een (denkbeeldige) klant en bekijkt en analyseert zijn of haar aanpak. Je geschiktheid als kandidaat kan een toekomstig werkgever uiteraard nooit met zekerheid voorspellen, maar het is zaak van de kans op mislukken zo klein mogelijk te maken. Niet alleen voor het bedrijf, maar ook voor jou. Mislukken in een job is niet bepaald gezond voor je zelfvertrouwen.

GUIDO: En aan zo'n kandidaat wordt dan gevraagd: "Daar hebt u een pen, verkoopt u mij die eens"?

JT: Tja, da's een grap die vaak wordt verteld, alhoewel... Als je dit als kandidaat meemaakt moet je je, denk ik, vragen stellen omtrent de interviewer, maar mogelijks ook over de firma waarbij je solliciteert. Het kán dat een toekomstige chef niet veel kaas gegeten heeft van selectie, maar dan nog... De simulaties die gebruikt worden in het kader van een assessment center zijn goed uitgewerkte en nauwkeurig bestudeerde oefeningen. Ze leveren heel wat informatie op over je kunnen.

GUIDO: Je geeft de indruk dat er nogal wat oefeningen bestaan...

JT: Dat klopt, er bestaan soorten assessment centers. Je zorgt er best voor dat je vooraf weet wat je moet verwachten. Bij een groepsassessment zal je met groepsoefeningen te maken hebben, zoals een rollenspel of een discussie in groep. Bij een individueel assessment programma natuurlijk niet. Heel wat bedrijven en selectiekantoren gebruiken quasi alleen individuele assessments: GITP en SHL hebben daar bijvoorbeeld zowat hun handelsmerk van gemaakt. In dat geval bestaat het programma meestal uit intelligentie- en persoonlijkheidstests, een interview en de simulaties. Soms doelt men met de term AC echter alleen op de simulaties, omdat dit het essentiële, vernieuwende element is. Assessment centers zijn niet nieuw: de eerste werden een halve eeuw terug in het Amerikaanse leger al gebruikt, maar het feit dat je gedrag centraal staat maakt niet alleen dat een AC veel informatie oplevert, maar ook dat je de simulaties voortdurend kan aanpassen aan nieuwe jobs en de vereisten daarvan.

Soorten simulaties bij een assessment.

- Postbak-oefening. (In-basket, In-tray)

Je moet als kandidaat een aantal poststukken (memo's, klachtenbrieven, nota's enzovoort) behandelen die representatief zijn voor de functie die je later moet vervullen. Daarvoor heb je van een uur tot drie uur.

Je wordt beoordeeld op vaardigheden als plannen en organiseren, problemen analyseren, besluiten nemen, delegeren, stressbestendigheid, doorzettingsvermogen (een postbak oefening van drie uur is vermoeiend!)

Een voorbeeld hiervan geven ligt niet voor de hand. Er bestaan enorm veel varianten. Als kandidaat voor een commerciële functie kan je een postbak voorgeschoteld krijgen met quasi uitsluitend klantgerichte memo's, maar vaak zit daar ook info tussen over financiële of productiegegevens, personeelsproblemen... Soms moet je een originele aanpak van een nieuwe klant in de verf zetten, soms heb je eerder met lastige klanten te maken.

GUIDO: Suggesties om het er levend vanaf te brengen?

JT: Opletten met de hoeveelheid informatie die je voorgeschoteld krijgt! Je tijd is beperkt, dus neem eerst het geheel van het pakket door. Je zal merken dat nogal wat informatie weinig of niets terzake doet. Dat de lift naar het kantoor van de algemeen directeur het niet doet, is géén prioriteit voor een commercieel medewerker. De nota die je vertelt dat je belangrijkste klant in het ziekenhuis ligt wél. Kom niet in de verleiding direct memo na memo af te handelen, dan raak je in tijdsnood. Prioriteiten moet je sowieso leggen. Je hoeft je ook niet steeds strikt te houden aan de beperkingen die je in instructies worden opgelegd. Soms bevind je je bij een 'in-basket' op kantoor en werkt de telefoon niet, maar wie zegt dat je je gsm niet kan gebruiken? Als je een standpunt inneemt, kan je nadien uitleggen waarom je dat doet. Zoals andere oefeningen wordt de postbak na afloop nog even met jou besproken.

- Analyse-Presentatie-oefening

Je krijgt ook hier een grote hoeveelheid informatie over een probleem of situatie te verwerken. Er wordt je gevraagd om het geheel door te nemen, te analyseren en een presentatie (op een bord of flip-over) te brengen voor één of meerdere toehoorders. Meestal is dit de medewerker die je interviewt. Naargelang van de aanpak is de rollenspeler ook degene die je aanpak evalueert, ofwel heb je met twee 'assessoren' te maken.

Bijvoorbeeld: Je bent kandidaat voor een IT-functie en de firma heeft beslist een nieuw softwarepakket te installeren. Je vindt in een informatiebundel alle gegevens daarover, krijgt een uur de tijd om die door te nemen én een uiteenzetting daarover voor te bereiden voor het hoofd van die afdeling (of de algemeen directeur) van de onderneming. Daarna heb je een kwartier om die presentatie te brengen én... daarna krijg nog een kwartier lang lastige vragen te verwerken.

GUIDO: Allemaal in één oefening?

JT: Ja, maar als interviewer kom je met een dergelijke oefening ook heel wat aan de weet. Niet alleen of een kandidaat in de analyse het kaf van het koren kan scheiden (zoals bij de postbakoefening), maar ook of en hoe iemand een heldere uiteenzetting kan geven en hoe die met weerstand omgaat als hem of haar het vuur aan de schenen wordt gelegd. Je dient dus je uiteenzetting goed voor te bereiden, maar ook aandacht te besteden aan de manier waarop je je verhaal brengt. Oefen alvast eens door een presentatie te geven over een onderwerp dat je goed kent aan je lief of vrienden, en kijk wat voor feedback je daarop krijgt. Ik zie wel eens kandidaten die een prachtig schema op het bord zetten en dan met hun rug naar mij gaan staan tijdens hun presentatie. Bepaald uitnodigend is die houding niet...

- Rollenspelen

Een functie waar je na korte tijd medewerkers moet leiden: je dient een medewerker te ontslaan of je hebt er een gesprek mee om die terug op het juiste spoor te krijgen.

Een commerciële functie: Klant x is niet te spreken over de laatste levering en wenst een oplossing.

Een IT-functie: je hebt een softwarepakket gekocht maar dat werkt niet naar behoren en je wil zelf een oplossing van de leverancier.

Je krijgt een halfuur om de gegevens te bekijken en het gesprek met de rollenspeler voor te bereiden. Nadien moet je het gesprek voeren en dat wordt dan nog even besproken.

GUIDO: Hoe red ik me daar uit?

JT: Oefenen! Er bestaan 'oefenboeken' waarin de verschillende situaties die bij rollenspelsituaties aan bod kunnen komen uitgebreid worden beschreven. Oefen vooraf, neem je gedrag eventueel op op video, bekijk je eigen aanpak en vraag ook aan anderen hoe je overkomt.

- Fact-Finding.

Je krijgt een summiere beschrijving van een probleemsituatie en dient door het stellen van vragen de zaak verder uit te zoeken. Je hebt een kwartier om het probleem te bekijken en een kwartier om je vragen aan de rollenspeler te stellen (die is dan een levende databank die alles over dat onderwerp weet, maar geen mening heeft). Daarna breng je je standpunt naar voor, krijg je er vragen over en wordt het besproken. Bijvoorbeeld: de winstcijfers van de verkoop van software zijn de vorige drie maand 10% gedaald, en de firma wil uitzoeken waaraan dat te wijten is.

GUIDO: Wéér probleemanalyse?

JT: Ja, maar méér dan dat. Je moet vragen stellen. Hoe doe je dat? Stel je gerichte vragen? Blijf je doorvragen tot je een concreet antwoord hebt? Ben je flexibel en stuur je je aanpak bij als blijkt dat je op het verkeerde spoor zit? Vergeet niet dat het hier ook om verbale communicatie gaat en heldere vragen stellen een kunst op zich is. Stel open vragen in plaats van 'of-of'-vragen, dan krijg je méér informatie.

- Groepsdiscussie

Komt alleen voor bij groepsassessment natuurlijk. Je krijgt een bundel instructies om een probleem in de groep te bespreken en al dan niet tot een consensus te komen voor een oplossing. Je hebt een halfuur de tijd om de gegevens door te nemen en het gesprek voor te bereiden, daarna een uur voor het gesprek zelf. Bijvoorbeeld: je maakt deel uit van de productieleiding en moet samen een beslissing nemen over werktijdverkorting.

GUIDO: Dat lijkt eenvoudiger...

JT: Vraag is welke rol je in die groep op je neemt. Bezin je er vooraf over wat voor rol van jou als kandidaat voor die job wordt verwacht. Mogelijks dien je het gesprek te 'trekken' en een coördinerende rol op te nemen, maar het is evengoed mogelijk dat je beter geschikt bent voor de functie als je helemaal niet dominant overkomt. Alweer beetje denkwerk vooraf: waar doet de job die ik wil vooral een beroep op? Ook hier kan het heel nuttig zijn je eigen gedrag even op video te bekijken. Goed om te weten is dat je in een groepsdiscussie wel eens een rol krijgt opgelegd en dat het dan belangrijk is je zo goed mogelijk in te leven.

GUIDO: Hoe bereid ik me het beste voor als ik een uitnodiging in de bus vind?

JT: Bij selectiekantoren en grotere bedrijven krijg je met de uitnodiging al wat informatie toegestuurd. Meestal is die summier, maar je vindt daar wel de naam van de verantwoordelijke voor het assessment, of de contactpersoon. Aarzel niet om die te bellen en zorg ervoor dat je goed weet wat voor simulaties je kan verwachten. Denk goed na over welke vaardigheden en attitudes belangrijk kunnen zijn voor de job die je ambieert. Een commerciële functie? Ja, maar gaat het om "pionieren" en het cliënteel uitbreiden of is voornamelijk de service aan de klant belangrijk? Het eerste vraagt een andere houding dan het tweede - zeker in een rollenspel. Zorg ervoor dat je fris en uitgeslapen aan de dag begint. Het gaat inderdaad vaak om hele dag, en dat is vermoeiend en stresserend. Oefenboeken zijn handig en nuttig om je voor te bereiden. Bijvoorbeeld: Het Psychologisch Onderzoek, een oefenboek van Wim Bloemers en De Kleine Assessmentgids van dezelfde auteur (allebei Ambo, Amsterdam, 2001) om er maar enkele te noemen. Opgelet met "weetjes" en "huis-, tuin- en keukenliteratuur" hierover. Er doen nogal wat fabeltjes over assessment de ronde. Waar je dient op te letten wordt in grote lijnen bepaald door het doel van het assessment: om welke functie gaat het? Bij een assessment gaat het om beoordelen van gedrag, dus sociale vaardigheden zijn belangrijk: hoe ga je bijvoorbeeld met mensen om in een conflictsituatie? De simulaties zijn meestal zo intensief dat je niet even een rolletje kunt neerzetten. De oefeningen doen een beroep op je 'echte' gedrag. Je dient dus heel wat in huis te hebben, maar oefening en zelfkennis kunnen je vooruithelpen. Laat zien dat je de zaak serieus neemt. Denk niet van "oh, dat doe ik wel even". De beoordelers van een assessment zijn ervaren gedragsdeskundigen en zij doorzien veel. Het is tenslotte hun vak.

Info:

www.assessmentservice.nl

Category Solliciteren