Combien tu gagnes? 5: remboursement de frais

Faire beaucoup de dépenses, ce n'est jamais très marrant. Tu peux vite dilapider tout ton fric en moins de temps qu'il ne faut pour le dire. On peut voir cela autrement quand l'employeur rembourse les frais, avec éventuellement une marge supplémentaire.

Même le cinquième chapitre de cette série sur les différentes parties des avantages fiscaux contient un important volet fiscal. Quand l'employeur donne à l'employé de l'argent en compensation de coûts effectués pour son boulot, aucun impôt ou cotisations sociales ne peuvent être payés sur cette somme. On les appelle 'frais propres à l'employeur'. Par exemple, lorsqu'un commercial invite un client au restaurant. Ou si tu dois te garer dans un parking payant pour une réunion.

Note de frais ou forfait?

Les contrôleurs fiscaux et les inspecteurs de la sécurité sociale acceptent quelques méthodes pour calculer l'étendue de ces frais. La manière la plus simple est la note de frais. Pour tous les frais occasionnés, l'employé réclame une facture qu'il remet à l'employeur. Il peut alors prouver qu'il a effectué cet achat, après il est encore possible de discuter afin de voir si cet achat a un quelconque rapport avec le travail. Etant donné que les notes de frais demandent beaucoup de travail de main d'œuvre, il est aussi possible de payer les frais de manière forfaitaire. Le montant est alors déterminé selon des normes spécifiques. Ainsi, un forfait peut être attribué pour des repas pris en-dehors de l'entreprise ou pour des séjours à l'étranger. En tant que référence, les impôts utilisent les forfaits utilisés dans le secteur public pour payer ses fonctionnaires: 11 à 14 euros pour un dîner, 32 à 35 euros pour une nuitée, 0,30 euro par kilomètre pour l'utilisation de la voiture personnelle à des déplacements professionnels. Pour les autres frais, il y a peu de normes définies. On parle ici des conversations téléphoniques, l'utilisation d'un PC personnel, des cadeaux aux clients… Afin de déterminer le montant que doit payer le patron pour ces frais, on regarde surtout la fonction de l'employé et non les frais en soi. Un commercial peut donc occasionner des frais plus importants qu'un employé qui reste tous les jours au bureau. Un membre de la direction peut aussi réclamer un forfait plus élevé. L'administration fiscale accepte une rétribution de 125 à 500 euros par mois par employé, selon la fonction de celui-ci. Pour être sûr, il est mieux de conclure un accord préalable avec l'inspection fiscale concernant de tels remboursements de frais forfaitaires.

Un peu de créativité

Le plus important est d'être transparent en ce qui concerne les remboursements de frais. Les indemnisations qui ne sont pas mentionnées sur la fiche de salaire mensuelle peuvent mener à de sévères sanctions financières. Si, au contraire, ces indemnisations sont indiquées, c'est à l'administration fiscale de prouver qu'elles sont trop élevées. Cette dernière règle laisse naturellement une certaine liberté pour les rémunérations supplémentaires. Les grandes entreprises avec du personnel hautement qualifié osent être créatives avec les remboursements de frais. Les employés y reçoivent très vite un important montant forfaitaire mensuel, comme bonus. On peut appeler cela évasion ou fraude fiscale, mais d'un autre côté, le législateur belge n'est pas vraiment clair sur ce qui est autorisé ou pas. Si la tenue de travail pour les ouvriers peut être achetée par l'employeur (et mise sur la note frais), pourquoi en serait-il autrement pour le costume trois pièces du directeur? La législation fiscale a très peu d'exemples et de références. Deux frais populaires ont été restreints par le législateur. L'employeur peut déposer les frais des voitures de société seulement pour 75% de frais déductibles, et les frais de bouche pour la moitié. Les personnes qui travaillent à la maison pour un employeur peuvent obtenir un forfait de 10% de leur salaire.

(DDW)